Sistem Kearsipan

SISTEM KEARSIPAN

1.      Sistem Abjad

Ialah suatu sistem penyimpanan dan pencarian kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.  Berikut ini akan diuraikan dan diperagakan sistem kearsipan abjad beserta menggunakan perlengkapan yang diperlukan.

a.  Menggunakan Peraturan Mengindeks

 b.  Menyusun Daftar Klasifikasi

Keterangan:

Pada Kode B terdapat dua kode kedua yang sama, yaitu Ba dan Br atau B-1 dan B-2. Untuk caption yang berkelompok harus dibuatkan judul sebagai main caption (bagian utama) dan diambil satu kata pertama dari caption teratas (BALY).

c.  Menyiapkan Jenis Perlengkapan

1)    Filing Cabinet

Adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

2)    Guide

Guide (petunjuk) Merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

3)    Map (folder)

Ditempatkan di belakang guide. Jumlah map yang terdapat di belakang tiap guide ditentukan sebanyak pembagian pembantu pada daftar indeks.

4)    Rak penyortir

Diperlukan untuk menyortir surat-surat  yang nantinya akan ditempatkan dalam map masing-masing.

5)    Kartu indeks

Kartu inilah yang diperlukan untuk penemuan kembali surat-surat diinginkan.

2.      Sistem Tanggal

Sistem tanggal yaitu, suatu sistem kearsipan dengan menyimpan arsip surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan atau tahun. Yang dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk melaksanakan sistem tanggal yang baik dan benar, hendaknya mengetahui prosedur yang tepat, yakni:

a.     Merancang daftar klasifikasi

Klasifikasi merupakan sarana dan kegiatan untuk menggolong-golongkan surat-surat atau dokumen atas dasar perbedaan yang ada dan pengelompokkan atas dasar persamaan yang ada. Prinsip tersebut mengarah kepada penataan susunan arsip, yaitu mengatur, mengelompokkan dan menyimpan kepada unit-unit yang lebih kecil. Untuk menghematan tenaga, waktu dan tempat perlu dilakukan pemberian kode.

b.     Menyiapkan jenis perlengkapan

1)    Filing cabinet

 Diperlukan untuk keperluan satu tahun dengan diberi kode dari tahun yang sedang berjalan, misalnya untuk 2014.

2)    Guide

 Jumlah guide (petunjuk) yang diperlukan sebanyak 12 lembar. Judul dari setiap guide ialah nama bulan, seperti Januari, Februari, Maret,dst.

3)    Map

Jumlah folder yang diperlukan sejumlah hari dalam satu tahun.

4)    Kartu indeks

Setiap surat yang akan disimpan harus dicatat terlebih dahulu dalam kartu indeks.Seperti kartu indeks dalam sistem abjad, perihal dan wilayah dalam kartu indeks berisi: judul surat, kode surat, tanggal surat, nomor surat, perihal surat.

c.      Menyimpan dan menemukan kembali arsip

1)    Kode surat tanggal 20 Januari 2014 disimpan dalam:

a)     Laci yang berkode 2014

b)    Di belakang petunjuk (guide) Januari, dan

c)     Di dalam map nomor 20

Prosedur penemuan kembali arsip meliputi langkah-langkah berikut:

1)  Apabila permintaan surat sudah disebutkan tanggalnya maka tidak ada kesulitan karena  langsung surat dapat dicari pada:

a)   Laci yang berkode 2014

b) Di belakang petunjuk (guide) Januari, dan

c)   Di dalam map nomor 20 

2)  Apabila peminjam surat tidak menyebutkan tanggal surat karena lupa tanggal surat, tetapi hanya menyebutkan perihal surat, serta pengirim surat yang bersangkutan maka langkah pertama petugas kearsipan adalah mencari kartu indeks pada rak kartu indeks atas anam pengirim surat tersebut. Dengan demikian secara mudah dapat diketahui tanggal surat yang dimaksud.

3.      Sistem Nomor

                 

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya. 

a.     Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey:

b.     Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

c.      Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan. Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

4.      Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)

Sistem subyek menjadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali surat-surat ialah pokok isi atau masalah. Dalam penyelenggaraan sistem perihal (pokok masalah) ini maka petugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dengan surat yang bersangkutan. Misalnya, subyek “Keuangan”, “Kepegawaian”, dan seterusnya.

5.      Kearsipan Sistem Wilayah (Geographic Filing System)

 Sistem wilayah ialah kearsipan yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima. Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar  penetapan kode yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat tersebut yang digunakan.

Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

a.     Menurut Nama Negara

Contoh:

Asia (wilayah utama)

         Asia Tenggara  (sub wilayah)

                 Brunei (sub-sub wilayah)

                       Indonesia

b.     Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara

Contoh:

Jawa Tengah (provinsi)

        Klaten (kota/kab.)

                 Klaten Tengah (kecamatan)

                       Wedi

c.      Menurut Wilayah Administrasi khusus

Contoh:

   Wilayah 1                                                        Wilayah 2

            Kalimantan                                                      Magelang