Wewenang Dan Delegasi

1.  PENGERTIAN WEWENANG

Wewenang adalah suatu bentuk kekuasaan, sering kali dipergunakan secara lebih luas untuk merujuk kemampuan manusia menggunakan kekuasaan sebagai hasil dari ciri-ciri seperti pengetahuan atau gelar seperti hakim. Terutama, wewenang formal adalah kekuasaan sah. Wewenang formal adalah tipe kekuasaan yang kita hubungkan dengan struktur organisasi dan manajemen. Kekuasaan itu berdasarkan pengakuan keabsahan usaha manajer untuk menggunakan pengaruh.

2.  DASAR WEWENANG : DUA PANDANGAN

a.    Pandangan Klasik

Pandangan klasik wewenang menunjukan bahwa wewenang berasal dari tingkat yang amat tinggi, dan kemudian secara hukum diteruskan ke bawah melalui tingkat demi tingkat.

b.     Pandangan Penerimaan

Pandangan penerimaan wewenang, mengatakan dasar wewenang terletak dalam diri orang yang dipengaruhi bukannya orang yang mempengaruhi. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua hukum atau perintah sah dipatuhi dalam semua keadaan. Kuncinya adalah penerima memutuskan apakah akan menerima atau tidak.

3.  JENIS-JENIS WEWENANG

a.       Wewenang Lini ( line authority )

Wewenang lini adalah wewenang manajer yang bertanggu jawab langsung, di seluruh rantai komando organisasi, untuk mencapai sasaran organisasi. Wewenang lini diwujudkan dengan rantai komando standar, mulai dari dewan direktur sampai tempat aktivitas dasar organisasi dilaksanakan. Wewenang lini terutama didasarkan pada kekuasaan sah. Misalnya, manajer perusahaan manufaktur mungkin membatasi fungsi lini pada produksi dan penjualan, sedangkan manajer di departement store, dengan elemen kunci adalah pembelian, akan mempertimbangkan departemen pembelian dan departemen penjualan sebagai aktivitas lini. Kalau sebuah perusahaan kecil, semua posisi mungkin mempunyai posisi lini.

b.      Wewenang Staf ( staff authority )

Wewenang staf adalah kelompok individu yang menyediakan saran dan jasa kepada manajer lini. Staf memberikan berbagai tipe bantuan pakar dan saran kepada manajer. Wewenang staf terutama didasarkan pada kekuasaan keahlian. Staf dapat menawarkan manajer lini saran perencanaan lewat penelitian, analisis, dan pengnmbangan pilihan. Staf dapat juga membantu dalam implementasi kebijakan, memonitor, dan kendali; dalam masalah legal dan keuangan; dan dalam desain dan operasi sistem pemrosesan data. Misalnya, rekan dalam banyak kantor pengacara menambah anggota staf untuk melaksanakan “sisi bisnis” dari kantor tersebut. Kehadiran dari spesialis ini membebaskan pengacara untuk mempraktekan ilmu hukum, fungsi lini mereka.

c.       Wewenang Fungsional ( functional authority )

Wewenang fungsional adalah wewenang anggota staf departemen untuk mengendalikan aktivitas departemen lain karena berkaitan dengan tanggung jawab staf spesifik. Wewenang fungsional umum dijumpai dalam organisasi. Ini diperlukan untuk melaksanakan banyak aktivitas organisasi, baik untuk menyediakan keseragaman sampai tingkat tertentu maupun untuk mengungkapkan aplikasi keahlian. Jadi, berdasarkan pada kekuasaan sah dan keahlian. Keahlian yang diperlukan untuk mengelola hubungan wewenang fungsional dan masalah yang muncul dari hubungan tersebut serupa denganketerampilan yang diperlukan untuk mengelola hubungan dua atasan dalam organisasi matriks.

4.   PENGERTIAN DELEGASI

Delegasi adalah memberikan wewenang formal kepada orang lain (kekuasaan sah) dan tanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas tertentu. Pendelegasian wewenang oleh manajer kepada karyawan adalah perlu agar organisasi dapat berfungsi secara efisien, karena tidak seorang manajer pun yang dapat menyeleseikan sendiri atau melakukan supervisi menyeluruh terhadap semua hal yang terjadi dalam organisasi. Mendelegasikan berarti memaksimalkan efektivitas karyawan, mempercepat pengambilan keputusan, dan dapat membuat keputusan yang lebih baik.

5.   PENGERTIAN PENDELEGASIAN WEWENANG

Pendelegasian wewenang atau delegation of authority merupakan proses pembagian kerja, pengelompokan tugas seorang manajer sedemikian rupa, sehingga akhirnya manajer hanya mengerjakan bagian perkerjaan yang tidak dapat diserahkan kepada para bawahannya, berhubung posisinya dalam organisasi. Dengan pendelegasian ini, maka bawahan akan mempunyai wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya.

Wewenang yang dapat didelegasikan seorang pemimpin, hanyalah wewenang resmi ( formal authority ) saja, sedangkan wewenang pribadi ( personal authority ) tidak dapat didelegasikan kepada bawahannya.

6.       ASAS-ASAS PENDELEGASIAN WEWENANG

Dalam pendelegasian wewenang perlu diperhatikan beberapa asas dasar, antara lain :

a.    Asas delegasi atas hasil yang diharapkan ( principle delegation by result expected )

Asas ini memperhatikan hasil yang diperoleh dari pemberian wewenang itu. Harus disesuaikan dengan adanya jaminan kecakapan dan keterampilan untuk mencapai hasil yang diharapkan. Wewenang harus didelegasikan tidak berlebih-lebihan, tetapi hanya sebesar yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diharapkan tersebut.

b.      Asas penentuan fungsi atau kejelasan tugas ( principle of function definition )

Asas penentuan tugas-tugas yang dilakuan oleh para manajer bagi para bawahan harus secara jelas disertai hasil yang diharapkan. Semakin jelas kegiatan yang harus dilakukan, maka akan semakin jelas delegation of authority dalam organisasi dan semakin jelas hubungan wewenang dengan bagian-bagian lainnya, serta semakin jelas pula tanggung jawab seseorang dalam melakukan tugas-tugasnya untuk mencapai tujuan perusahaan.

c.       Asas rantai berkala ( principle scalar of chain )

Menurut Henry Fayol, semakin jelas garis wewenang dari manajer puncak dalam perusahaan ke setiap bawahan, akan semakin efektif tanggung jawab, pengambilan keputusan dan komunikasi organisasi. Asas ini menghendaki adanya urutan-urutan wewenang dari manajer puncak sampai pada bawahan. Apabila manajer puncak akan memerintahkan tugas kepada bawahan, maka harusmelalui tingkatan-tingkatan yang ada. 

d.      Asas tingkat wewenang ( the authority level pranciple )

Masing-masing pemimpin pada setiap tingkat harus mengambil keputusan apa saja yang dapat diambilnya sepanjang mengenai wewenangnya.

e.       Asas kesatuan komando ( principle unity of comand )

Setiap bawahan harus diusahakan agar hanya menerima perintah dari seorang atasan saja. Tetapi setiap atasan dapat memerintah lebih dari seorang bawahan.

f.       Asas kemutlakan tanggung jawab ( principle of absoluteness of responsibility)

Setiap pemimpin yang menerima wewenang, mutlak bertanggung jawab kepada atasan mengenai wewenang yang dilaksanakannya. Tanggung jawa tidak boleh didelegasikan kepada bawahan yang menerima wewenang itu. Hanya wewenang yang boleh didelegasikan kepada bawahan.

g.      Asas keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab ( parity of authority and responsibility )

Pemimpin yang memberikan wewenang berdasarkan asas ini tidak boleh menuntut tanggung jawab lebih dari wewenang yang diberikan kepada bawahan atau tidak boleh menuntut tanggung jawab lebih dari hasil yang diharapkan. Jadi, besarnya wewenang yang didelegasikan harus sama dan seimbang dengan besarnya tugas-tugas dan tanggung jawab yang dimintakan. Tanpa keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab akan mengakibatkan adanya tindakan yang tumpang-tindih.

h.      Asas pembagian kerja ( devision of work )

Untuk berfungsinya organisasi hendaknya dilakukan distribusi pekerjaan, karena tanpa adanya pembagian kerja, manajemen tidak berarti apa-apa dan semua tugas akan langsung dilakukan oleh pemimpin. Partisipasi bawahan kurang dan mereka tidak dapat melakukan kegiatan-kegiatannya.

i.        Asas efisiensi

Asas efisiensi artinya pemimpin akan lebih leluasa melaksanakan tugas-tugas penting daripada melaksanakan hal-hal yang dapat dikerjakan bawahan. Keuntungan spesialisasi dapat dimanfaatkan dengan baik, sehingga pemimpin dapat memikirkan perkembangan perusahaan. Perlu diperhatikan bahwa asas tidak berlaku mutlak, tetapi sebagai pedoman untuk bertindak dan dalam penerapannya harus mempertimbangkan kebutuhan dan situasi.

7.       PEDOMAN UNTUK PENDELEGASIAN YANG EFEKTIF

a.       Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada karyawannya untuk menyeleseikan tugas yang didelegasikan.

b.      Komunikasi terbuka antara manajer dan karyawan

c.       Kemampuan manajer untuk menganalisis faktor-faktor seperti sasaran organisasi, persyaratan tugas dan kemampuan karyawan.

8.  HAMBATAN-HAMBATAN DALAM PROSES PENDELEGASIAN

Tidak semuanya hambatan dalam pendelegasian berasal dari pihak manajer tetapi juga dapat bersumber dari bawahan. Dipihak bawahan juga mempunyai beberapa alasan sehingga mereka tidak mau menerima delegasi, yaitu :

·         Dengan delegasi berarti bawahan menerima tambahan pekerjaan/tanggung jawab

·         Ada perasaan dari bawahan tersebut bahwa mereka akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan menerima kritik.

·         Bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahkan wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.

9.  SYARAT-SYARAT DELEGASI WEWENANG

·      Unsur delegasi (tugas, wewenang dan tanggung jawab)

·      Manajer harus mendeleger kepada orang yang tepat

·      Manajer harus memberi peraturan dan prosedur yang cukup untuk pelaksanaan tugas

·      Manajer harus memberikan insentif kepada bawahan baik materil maupun non materil

Disamping syarat-syarat tersebut, pendelegasian wewenang akan dilakukan oleh seorang manajer bila mana manajer tersebut mempunyai sikap pribadi seperti berikut:

·         Harus dapat menerima pendapat orang lain

·         Harus bersedia melepaskan sebagian wewenangnya kepada bawahan

·         Harus mempercayai orang lain/bawahan

·         Harus dapat melaksanakan pengawasan